Класификација докумената: основни критеријуми

Да лако разумете велики бројдокументе, израдила посебна правила за њихову компилацију и дизајн, разне класификације, као и одговарајуће форме и методе рада са њима.

Треба напоменути да је класификација докуменатаизузетно је важно јер помаже да се истакну њихове специфичне карактеристике и омогући их најкорисније користити. То је један од најстаријих и на крају недовршених проблема, чији развој је почео тек крајем 1960-их. Већина приступа дистрибуцији документације према појединачним групама претходно се односила само на специфичне карактеристике с обзиром на област активности или одређену науку. А тек недавно је била вишеструка класификација докумената заснованих на информацијама и материјалним компонентама.

Сви документи могу се подијелити према сљедећим критеријумима:

1. Околности њиховог функционисања у простору и времену. Уважавамо редовност објављивања (периодичне и непериодичне), време појављивања (оригинал, оригинал, копија, дупликат), место издавања (регионалне, националне или стране);

2. Информациона компонента.

• обратите пажњу на садржај и ниво генерализације информација (примарна и секундарна документација);

• класификација докумената укључује димензионалност снимљених информација у вези са величином (форматом) и бројем страница (запремина);

• раздвајање у складу са информацијама о томе како се информације (документи могу прочитати од стране особе или захтевати посебну техничку опрему);

• ова класификација докумената укључује и карактер иконичког средства помоћу којег се забележавају подаци (текстуални и нетекстуални облици);

• методом снимања података разликују се ручно написане, штампане, механичке, магнетске, фотографске, оптичке, ласерске и електронске документације.

3. Материјална компонента, која укључује одређене критеријуме (на примјер, материјал носиоца информација, као и његов облик и дизајн).

Важно је напоменути да дистрибуција документације за поједине групе у смислу садржаја и форме омогућава ефикасније организовање рада с њим.

Треба напоменути да до данаспостоји и одговарајућа класификација рачуноводствених докумената, која узима у обзир њихов садржај, место и редосљед компилације, сврху, као и начин коришћења.

Ова класификација рачуноводствених докумената обухвата следеће подјеле у облике:

• у зависности од сврхе - административне и извршне, рачуноводствене потврде или комбиноване;

• по реду састава - примарни и консолидовани;

• интерни и екстерни документи;

• према начину употребе - за једнократно и акумулативно;

• у зависности од садржаја - готовине, поравнања и материјала.

Морам рећи да ова класификација укључујемноги критеријуми и изузетно широки, тако да сваки документ истовремено припада различитим групама, али се може карактеризирати одређеним особинама и користити само у релевантној области.