Састав докумената о особљу, њиховим врстама. Које су наредбе за особље?

Без обзира на природу активности, свакоорганизација ради са људима. Правна пријава запослених је неопходна у свим фазама радних односа. Састав документације о особљу створеном у овим случајевима укључује мноштво различитих врста папира, прописа и личних података.

Послодавац је дужан да не само да стручно обављадокументацију о регистрацији особља, али и организовати њихово складиштење, пребацити у архиву и, ако је потребно, уништити. Све ове акције морају бити у складу са важећим законима.

Шта је укључено у саставу докумената о особљу

Све фазе кретања запослених треба да се одразе у одговарајућим документима. Састав кадровских докумената који одражавају кретање особља укључују:

• документи који се односе на претраживање и запошљавање;
• документи који одражавају тренутне активности запослених;
• нормативни акти који регулишу процес рада и кадровске односе;
• разна наређења за особље, и издата у општој форми и обједињена;
• документи који укључују личне податке о запосленима;
• архивски документи о особљу;
• лична рачуноводствена документа и упитници;
• друге врсте докумената о особљу.

Правила за регистрацију докумената о особљу

Особље и секретарско особљеПредузећа треба да запамте потребу издавања личних докумената у складу са захтевима закона. Правила прописана регулативним актима предузећа не смеју бити у супротности са вишим налогом.

Правилно извршавање докумената на личномсастав предузећа је назначен у одговарајућој инструкцији. У њему са примерима и референцама треба навести све нијансе фиксирања на папиру са особљем. Овај нормативни акт издаје и одобрава руководство организације и има неограничену природу.

Лични документи се могу издати као уелектронски и папирно. Ако је текст писан руком, неопходно је пратити тачност рукописа и покушати да не направи блот. Свака исправљена грешка мора бити потврђена печатом организације и потврђена потписом менаџера.

Често су документи за рачуноводство кадроваповерљиво зато што садрже законски заштићене личне информације. Само стриктно дефинисан круг специјалиста може радити с њима.

Наруџбе на особљу

У документацији службеног особља постоје две врсте налога:

• наређења предузећа о основној делатности, али у вези са радом запослених;
• наређења о особљу компаније.

Они се разликују у начину дизајна, поступкаодобрење, потписивање и објављивање. Осим тога, са личним налогом најчешће ради са особљем особља. Ту су смештени одвојено од других докумената. Таква наређења су део докумената о особљу организације.

Већина личних налога имајединствене форме. Погодност рада са таквим формама подразумева њихово јединство за компанију. Међутим, обавезна употреба стандардизованих формулара прописана је само владиним агенцијама и буџетским организацијама. Предузећа различитог облика власништва не могу се придржавати ових правила.

Међу особним налозима, најчешће су следеће:

• наредбе за пријем и разрешење:
• налоге за пресељење и трансфер;
• путне налоге;
• наруџбине за све врсте одмора;
• прописи о сертификацији, обуци и усавршавању итд.

Сваком налогу особља се скреће пажња запосленог коме се односи. Ако запослени из неког разлога не потпише документ, тада је направљен акт о томе.

Сва лична поруџбина морају проћи.обавезна регистрација у посебном часопису. Истовремено им је додељен број, што указује на то да су регистровани и да се њихово извршење прати. Копија налога мора бити поднесена у личном досијеу, оригинални документ се чува одвојено за годину дана, након чега се упућује у архиву или уништи.

Документи компаније о особљу

У свакој организацији, зависно од обрасцаимовине и других карактеристика, створити различите документе о особљу предузећа. Њихова листа треба дати у упутствима за администрацију кадрова.

Најчешће је:

• кадровски сто;
• листа постова;
• записе о запошљавању и образац евиденције о запослењу;
• копије личних докумената запослених;
• личне податке и личне податке особља;
• службене и друге инструкције и уговоре о раду запослених;
• налоге или налоге који се односе на запослене компаније за главне активности;
• документи о раду комисије за атестирање;
• упутства и друга документа за обуку и професионални развој;
• документе о одмору, трансферима и пословним путовањима;
• разне наредбе или наредбе за особље;
• белешке, изјаве и напомене о раду од особља итд.

Свака компанија самостално одређује неопходне врсте докумената за особље, као и начин њиховог стварања и складиштења.

Регистрација личне датотеке

Најважније и потпуне информације о запосленомуписано у његову личну датотеку. Састав докумената и карактеристике њиховог стицања одређује свака организација независно и нужно је написана у регулаторном документу. Можете копирати копије папира како у директном тако иу обрнутом редоследу, или их формирати у групе.

Личне ствари могу се одвијати као и највишезапослени у организацији, а искључиво руководиоци и водећи стручњаци. Међутим, у пракси, већина организација преферира да има скуп докумената и других информација о било ком запосленом, без обзира на његов положај и статус.

Категорије докумената и њихових копија за складиштење у личном досијеу запосленог:

• упитник или лични лист служи за комбиновање основних биографских информација;
• копије личних докумената који потврђују образовање и квалификације - пасош, диплома, сертификата и сертификата;
• копију записника о запошљавању;
• апликацију за пријем, пренос и друго;
• копије свих налога за запосленог;
• копију уговора о раду;
• друга лична документа.

Сваки запослени добија посебан фолдеру којој се налазе наведени документи и њихове копије. Лични фајлови се чувају одвојено од других докумената особља. Они садрже личне податке и стога не би требали бити доступни неовлаштеним особама.

Лична карта: како организовати?

Јединствена лична карта запослених је обавезна за све фирме, без обзира на њихов облик власништва. То је основни документ дизајниран да одговара за запослене у организацији.

Лична карта садржи све основне информације о томезапосленика. Обично се попуњава ручно, али је прихватљиво уносити примарну информацију уз помоћ технологије. Лична карта се чува све време док запослени ради у организацији. Приликом попуњавања одељка дозвољено је штампање и лепљење фолије.

Приликом попуњавања личне карте обратите пажњуна референтним кодовима. Они су наведени на десној страни тих табела, у којима су информације обједињене. Информације у овим одељцима треба да одговарају класификаторима и другим регулаторним документима.

Личне картице ће бити правилно чуване одвојено.из других личних докумената, у сефу или у металном ормарићу са бравом. Овај документ садржи личне податке и подложан је строгом рачуноводству. Када запосленик оде, направи се упис и издаје лична карта за архивско чување.

Записник о раду: регистрација и складиштење

Радна свеска је документ који потврђујеискуства, искуства и позиције запосленог. Његово управљање је обавезно за све. Почиње на почетку рада иу будућности прати особу до пензије.

Обавеза куповине празних образаца и уметакарадне књиге леже на рачуноводственој организацији. Његови запосленици их чувају у свом сефу и предају их кадровском одјелу на захтјев. То се уписује у одговарајућу књигу рачуна. Администрацији се не препоручује да узме обрасце и празне уметке радних записа непознатог порекла радника.

Радна књига се увек саставља само ручно. Уноси се праве плавом оловком. Ако је дошло до грешке, онда се мора исправити и потврдити потписом управе и печатом организације. Све унесене информације морају бити у складу са законом и упутствима.

Записи о раду чувају се одвојено од других.докумената у сефу. Забрањено их је изручити запосленима, а посебно трећим лицима. Ако запослени у организацији треба да добије информације о уносима у овом документу, направиће се копија свих страница, онда се оне спајају, а свака страница се печати. У случају отказа, радни лист се запосленом додјељује истог дана.

Оперативно чување личних докумената

Правилно складиштење докумената на особљу- Једна од главних одговорности кадровских служби. Информације садржане у њима су личне природе и не подлежу откривању. Осим тога, такви документи морају се чувати и обрађивати под посебним условима.

Пре потписивања уговора о раду из будућностизапослени мора узети писмену дозволу за обраду личних података. Копија овог документа се подноси у личном фајлу или у посебном фолдеру.

Сви документи који се односе на личне податке морају битичувају се одвојено од заједничких папира. Приступ њима је дозвољен само специјалистима кадровске службе и првом руководиоцу организације. Строго је забрањено откривање личних података запослених запосленима трећим лицима и организацијама. Изузетак су судска и тужилачка тијела која су поднијела службени документирани захтјев.

За чување личних докумената супосебну номенклатуру послова. Мапе и кутије докумената постављених у ормариће. Препоручује се да се изолују од директне сунчеве светлости и високе температуре. За велики број докумената препоручује се додељивање посебне просторије.

Личне датотеке, упитници и личне картице чувају се у оперативном складишту све док организација сарађује са одређеним запосленим. Након испаљивања, шаљу се у архивско складиште.

Наредбе особља се чувају годину дана.након њиховог објављивања. Званична и друга упутства су неограничена до њиховог отказивања. Распоред особља и распоред годишњих одмора објављују се сваке године и чувају се у одјелу за особље или у рачуноводственом одјелу још годину дана након завршетка пројекта.

Архивско складиштење кадровских докумената

Након истека оперативног складиштаподаци о особљу се шаљу у архиву докумената о особљу. То може бити подјела организације или вањске, најчешће владе, организације.

Листа докумената који су подложни дугорочном архивском складиштењу је следећа:

• личне послове, упитнике и личне карте отпуштених радника;
• непотврђене евиденције о запослењу и прилози;
• наредбе и наредбе за особље са истеком рока трајања;
• часописи за регистрацију кретања кадровских докумената;
• кадровски сто;
• распореди одмора;
• друга документа, чија је потреба за складиштењем предвиђена законом или комисијом.

Документи у архиви састављају службеника или секретара. Досадашње документе и друге документе могуће је чувати иу организацији иу оквиру уговора у специјализованој установи.

Документи у фасцикли за дугорочно складиштењепо датуму, почевши од најранијег датума. Треба пажљиво пратити физичку сигурност папира и, ако је потребно, направити копију. Сви листови случаја су нумерисани и прошивени, након чега је направљен инвентар.

Фасцикле докумената треба да буду постављене строгоОК У просторији је потребно одржавати оптималну температуру и ниску влажност, као и спречавати директну сунчеву свјетлост. Полице треба редовно чистити од прашине, а просторије са документима обрадити од глодара и других штеточина.

Уништавање личних докумената

Упркос дугом складиштењу, документиособље може бити уништено. Прије ове процедуре одржава се посебна сједница комисије која колективно одлучује о будућности особних докумената.

Уништавање се увек дешава строго према попису, у присуству свих чланова комисије. То може бити паљење, уништавање мљевењем, прешањем и другим методама.

Састав личних докумената је разноврстан и разноврстан. Запослени у кадровским службама и менаџмент предузећа треба да знају како да их правилно формирају, складиште и уништавају.