Аутоматизација циркулације докумената у предузећу. Управљање документима и програм за управљање документима

Аутоматизација тока посла је амјеру на коју скоро сва савремена предузећа искористе. Чак и мале компаније раде са масом различитих докумената, укључујући писма, буџета, фактура, уговора и све врсте захтева. То је из тог разлога скоро свака модерна организација покушава да користите ову меру као радни процес, који се пружа на рачун потпуност и очувања података, лакоћу проналажења и складиштење разних информација, и ограничити оптимизацију времена потребног за његово усвајање.

Зашто је то неопходно?

Практично у било којој компанији, запослени трошедоста времена покушавајући да пронађу праве информације, а статистика речито говори да је потребно око пола радног времена. Такође се дешава да морате поново да се поново креирате уместо поновног примењивања неких докумената који постоје "негде". То је стандард је ситуација у којој је оригинални текст уговора је адвокат у компјутеру, а јоурнал на хартије које прате извршење уговора извршених у рачуноводственом систему, рачуни и акти су садржани у финансијском одељењу у папирној форми, и преписка у вези вођење споразума радови се налазе у електронским поштанским сандучићима запослених. Ова "дисперзија" информација је изузетно штетно за безбедност, интегритет и доследност, што је у таквим ситуацијама постоји стварна аутоматизација радног процеса.

Увођењем специјализованихинформациони системи већина проблема се решава. На примјер, неки буџетски системи пружају могућност стварања система међусобно повезаних буџета са накнадним формирањем и чувањем различитих верзија таквих докумената, као и са назнаком њихових статуса. Дакле, проблем циркулације буџетских докумената се делимично решава коришћењем таквих система.

Међутим, не заборавите то модернобуџетске основе, као и рачуноводствени и ЕРП-системи у већини случајева раде са структуираним информацијама, односно подацима који се могу креирати и чувати у облику табеле. Према већини стручњака, само 20% укупних података било којег савременог пословања структурираних информација је дата, док остало укључује електронску кореспонденцију, текстове докумената, различите протоколе преговора и састанака, слике итд. Често често, без спровођења студије о неструктурираним информацијама, једноставно нема начина да се направи нормална процена контекста, у којем већ постоје структурирани. Складиштење, сакупљање и накнадна обрада таквих података обезбеђују се коришћењем таквих мера као што је аутоматизација циркулације докумената или системом управљања информационим садржајем компаније.

Шта је то?

Коришћење електронског система за управљање документимапружа организацију било какве интеракције између запослених у организацији на основу достављених докумената. Поново, у 1Ц, циркулација докумената омогућава креирање докумената, могућност њиховог кретања кроз организацију, а такођер задржава контролу над извршавањем докумената и процеса описаних уз њихову помоћ. Стога електронско управљање документима пружа компанију огроман број предности, превођење свог рада на готово нови ниво.

Сваки посебан документ у таквом електронском обликусистем карактерише присуство читавог скупа реквизита који га недвосмислено карактеришу (врло често је обично да се позову на такве картице). Картица може да садржи разне информације, укључујући врсту документа, датум формирања и промене, име аутора, локацију за складиштење и још много тога. У будућности ће систем за управљање документима обезбедити складиштење и преузимање неопходне документације у складу са захтевима наведеним у овој картици.

Карактеристике

Електронско управљање документима организацијама пружа не само многе предности, већ и отвара мноштво нових могућности, што је такође важно.

Централизовано управљање

Без обзира колико је великаје предузеће, систем за управљање документима вам омогућава да брзо измените форме докумената који круже на њој. На пример, да бисте променили облик апликације за било какве трошкове различитим центрима за одговорност, довољно је извршити одређене исправке у шаблону апликације која је већ ускладиштена у систему. Након тога, запослени који попуњавају такве апликације више неће моћи да користе документацију застареле форме, пошто је апликација завршена и преношена кроз овај систем.

Подршка животном циклусу документације

Сваки документ који ће се предати иобрађени у било ком предузећу, без сумње прође неколико утврђених фаза. На примјер, ако говоримо о корпоративном буџету, мора се прво направити нацрт, а затим одобрити и примијенити у одређено вријеме. Након тога, разни актуелни и планирани индикатори овог буџета пажљиво се анализирају и шаљу у архиву. У 1Ц документ пружа чврсту контролу над животног циклуса докумената, узимајући у обзир основне захтеве пословном окружењу, као и разне законске прописе и стандарде индустрије пословања компаније.

Тимски рад

Електронски систем за управљање документимапружа много једноставнију организацију колективног рада на документима и може укључити професионалце који су у различитим канцеларијама или чак иу различитим градовима.

Систем чува велики бројверзије једног документа, а поред директне промене, они вам омогућавају да анотирате податке, односно додате одређене коментаре и напомене њима без утицаја на основне информације које би требало пренијети.

Поверљивост

Важна карактеристика таквих системаје да у истом 1Ц, ток рада може бити потписан посебним електронским потписом с накнадном енкрипцијом. Захваљујући томе, ако је потребно, не можете само потврдити аутентичност ове или те информације, већ и јединствено одредити аутора, као и постићи најефикаснију сигурност складиштења различитих података.

Роутинг

Ако је електронски систем за управљање документимазапосленик који учествује у стварању одређених хартија од вредности мора нужно схватити ко је најповољнији за пренос ових хартија. Електронско управљање документима на подузећу омогућава аутоматско преношење података у праву особу.

Роутинг је слободан ичврсто. Фрее пружа могућност да документује правац апсолутно било прималаца према потреби, а крута даје најпрецизније регулацију, али у посебним случајевима деловање унапред инсталиран у системској документацији саобраћајних прописа може бити мало паузе (на пример, ако желите да пошаљете нацрт документа за преглед у неким спољним експертима).

Контрола приступа

Постоји неколико опција како се разликоватиауторитет разних запослених у компанији у погледу управљања документима. Дакле, савремена средства за аутоматизацију тока посла омогућавају вам да особу доведете потпуну контролу над подацима, ограничите могућност уређивања или чак дозвољавате само приказивање или означавање неких датотека. Ово знатно поједностављује рад са различитим подацима, а оно што је важно је да постане много сигурније.

Интеграција

Да би осигурали максималан интегритетинформације које циркулишу унутар одређене компаније, електронско управљање документима на предузећу обезбеђује интеграцију успостављеног система са другима - финансијским, производним, аналитичким и сл. Због таквих могућности интеграције, савремени системи за управљање документима често се користе као нека врста везе између неколико врста софтвера.

Документи из свих система логички повезани саове информације обично се називају контекстом. Може садржати садржај папира или електронску кореспонденцију, факсове, документе о плаћању, записнике догађаја, видео или аудио снимке и многе друге информације. Контекст документа може се додати ручно или потпуно аутоматићи овај процес у зависности од жеља и потреба приручника.

На пример, савремени систем аутоматизације управљања документима у процесу формирања и накнадним промјенама у буџету омогућава кориштење читавог броја других контекстуалних информација:

• све врсте маркетиншких истраживања тржишта, укључујући не само своје, већ и оне које су добијене из вањских извора;
• разни уговори са уговорним странама (купци или добављачи);
• посебна нормативна и референтна документација;
• Додатна документација, која одражава само по себи било какво ограничење или претпоставке (као пример, стопа инфлације, девизног курса и друге податке);
• записник састанака одржаних за дискусијубило које верзије буџета, као и све врсте радних коментара и коментара учесника у процесу (често се такви документи шаљу између свих запослених путем е-поште и чувају се одвојено од датотека са информацијама о буџету).

Корисник који ради са буџетомУ сваком тренутку, ако је потребно, може се погледати кроз неке од горе наведених докумената, пошто модерне технологије аутоматизације тока посла омогућавају то без дуготрајних претрага.

Који системи користимо?

Један од најчешћих софтверарешења која се могу наћи у руским компанијама може назвати комбинација Мицрософт Оутлоок комуналних услуга са Мицрософт Екцханге Сервер. Прва примена, у принципу, постављен на скоро сваком рачунару, док је Екцханге Сервер често се узима да користи као е-маил сервер пуноправно. Упркос чињеници да компаније које још пре неког времена био је увођење електронског документа одржана, такви програми се користе само као платформа за е-пошту, након неколико централних подешавања и овај софтвер може да се користи као веома функционална аутоматизације посла за готово све организације .

Тренутно је руско тржиште пунодесетине различитих система, са којима је аутоматизација управљања документима аутоматизована, а такву подршку нуде не само западни већ и домаћи програмери. Чак и Мицрософт, поред горе наведених програма, нуди више алата као што је Цонтент Манагемент Сервер или СхареПоинт Портал Сервер.

Најјачи међу свим постојећим системимасматра се Доцументум, али у суштини само велике компаније користе такав процес аутоматизације. Циркулација докумената неких компанија је аутоматизована захваљујући софтверском пакету Лотус Нотес, али многи то зову неком врстом "дизајнера за програмера", с обзиром на то да је прилично тешко направити пуноправни систем на његовој основи.

Које су разлике између руских и западних система?

Ако говоримо о главним разликама измеђудомаће и стране комуналне услуге, састоје се од доступне скалабилности. На пример, ако системи западних програмера могу да функционишу практично у било ком оперативном систему, домаћи се углавном развијају само за један од њих, и наравно то је често Виндовс. Западни системи су конфигурисани да користе било који ДБМС. Оваква ограничења руских система могу у великој мјери отежати могућност изградње интегративних рјешења различитих платформи.

Што се тиче функционалности, главна разликаје да на Западу аутоматизацију производње докумената и циркулације докумената врши неколико програма који се могу производити под једним брендом, али истовремено је намијењен различитим намјенама. На пример, Доцументум нуди неколико одвојених производа који се користе за потпуну аутоматизацију, као и интеграцију са ЕРП-системима, подршку за дизајн и радни ток итд. Већина софтвера развијеног у Русији има за циљ решавање специфичног проблема.

Важно је напоменути и основну разликулежи у приступу обе стране на оно што је систем аутоматизације тока посла. Западни системи имају за циљ осигурање потпуне аутоматизације и накнадне подршке разних крајњих до пословних процеса који се јављају унутар организације, док већина домаћих програма аутоматизује само одређене функције.

Трошкови западних система су приближнокреће се од 400 до 1000 долара за свако радно место, а не обухвата трошкове имплементације, програма и опреме који су потребни да би се обезбедио нормалан електронски ток посла. Сама имплементација често кошта око половину уобичајених трошкова лиценци, пошто се чешће програми за аутоматизацију тока посла имплементирају са различитим акцијама, али у неким ситуацијама цијена је већи ред. Један од најтежих је увек пројекат аутоматизације финансијске документације, јер је за такве пројекте цена имплементације око 2-3 пута већа од трошкова лиценци.

Домаћи програми се продају по цени200-600 долара за свако радно место, а поред тога се узима у обзир и трошак додатних програма и различите опреме. На крају, израчунавање компаративних трошкова се одвија на сличан начин као у западним системима.

Карактеристике

У већини случајева, каоПриоритетне области аутоматизације су процеси који се односе на усклађивање докумената, на пример, процес почетне компилације и даље имплементације буџета. Међутим, многи тимови сада користе аутоматизацију уреда и управљање документима, односно процедуром за регистрацију одлазне и долазеће документације.

Увод у електронски систем немафундаменталне разлике од увођења било којег другог аутоматизованог система, па је вредно само нагласити карактеристичне особине овог пројекта.

Креирање корпоративног складишта

Увођење система за управљање документима уУ сваком случају, он обезбеђује стварање некаквог корпоративног спремишта, у којем ће се сачувати сва документација. Логичка структура оваквог спремишта, развој и даља имплементација сигурносне политике, као и хијерархија складиштења докумената, захтијева максималну темељитост и мора се обавити у раној фази имплементације пројекта.

Требало би се узети у обзир да функција складиштењаможе се одвијати на почетку дизајна, тако да у почетној фази можете пребацити све документе са тренутних локација за складиштење у једно корпоративно складиште. Због тога корисници могу да се упознају са неким основним функцијама система, а паралелно га упознају и користе. Да би се убрзала адаптација запослених на имплементиране системе, може се вршити употреба сервисних функција као што су обавештавање о променама у документацији, појављивање нових докумената итд.

Стога, аутоматизација радног процеса захтева свако савремено предузеће које настоји да развије и побољша свој рад.