Електронски систем за управљање документима (ЕДС): шта је то, карактеристике и препоруке

Пре неколико година, електронскиЦиркулација документа је говорила као светла будућност. Данас се већ активно користе у приватним и државним предузећима. Али најважније је да се на СЕД-у константно повећава потражња. Какав је систем електронског управљања документима и како то функционише, размотримо примере система који раде у Руској Федерацији.

Предуслови

Да би боље разумели како функционише ЕДС програм, неопходно је размотрити основне концепте и задатке. Кључни фактори су фактори који одређују избор одређеног система.

Ако организација може да функционише у условиманеформално управљање, онда нема потребе за циркулацијом докумената. Са појавом пословних процеса, постоји потреба за управљање механизмом кроз уредну документацију. Ако се не бавите хартијама од вриједности благовремено, они ће почети да се акумулирају и изгубе.

Као алтернатива носиоцима папираКористи се посебна шема за чување датотека на серверу. Али не траје дуго. Са растом обима предузећа, повећава се потреба за складиштењем и синхронизацијом информација.

Појављује се дилема: Било да се користи за чување информација старих носача папира или ЕРМС-а. Оно што је важно је електронски систем? Повећајте ефикасност организације.

Економски ефекат

Ефикасност се може повећати на два начина: смањити трошкове или повећати резултат. Документи ЕРМС-а могу постићи два циља одједном. То значи, увођење система омогућава организацији да троши мање, али да зарађује више.

Смањење трошкова врши се смањењем трошкова папира, непродуктивним временом, убрзавањем размене информација, променом корпоративне културе.

Да процените ефикасностпружа програм СЕД, потребно је израчунати трошкове радног времена за припрему папирне документације. Према процјенама консултантских компанија, такве операције заузимају 20% радног времена. У систему руске бирократије то захтева још више - 60% времена. Имплементација ЕРМС-а ће смањити ове трошкове за најмање 10 пута.

Канцеларијски рад и циркулација докумената

Ова два термина су међусобно повезана. Канцеларијски рад - ово је термин који означава формални скуп правила за рад са документима. Неки ЕРМС системи могу бити прилагођени за рад у канцеларији, али постоје и системи на основу којих се канцеларијски рад већ формира.

Документ је јединица за чување информација уСЕД. Циркулација документа формира се из различитих извора: други системи, апликације, е-маил, али пре свега од скенираних носача папира. Стога су скенери и друга опрема интегрални део СЕД-а. Систем чува све документе, чува њихову историју, пружа покрет за организацију и обавља послове са њима.

У таквој бази постоји одлука, упутство и редослед СЕД-а. Преко њих, и њима управља организација. Сваки документ се испоручује са "сертификатом". Сет поља у облику зависи од врсте документа. У систему, информације се чувају као база података за свако поље такве картице.

Функције и задаци СЕД-а

Програм рада је дизајниран да реши такве проблеме:

• систематизација рада са документима.
• креирање докумената по шаблонима, њихово регистровање складишта;
• аутоматизација рачуноводства;
• класификација докумената.

Да размотримо детаљније функције ЕРМС-а. Програм рада се користи за:

• стварање карата.
• текст документа;
• чување података у формату пдф или мс ријечи;
• управљање корисничким правима;
• стварање рута;
• контрола кретања документа;
• дистрибуција обавештења, подсетника;
• одржавање часописа, референтних књига, класификатора;
• формирање инструкција;
• претраживање и потписивање докумената;
• формирање извештаја.

Функције широм система укључују:

• даљински рад са документима;
• коришћење ДБМС-а за складиштење података;
• истовремени рад са СЕД-ом;
• безбедност кроз цертификате, бар кодове и персонализацију.

Предности и мане

Прелазак на ЕДС има више предности однедостатке. Међутим, неправилно организовани пројекат може уништити све предности аутоматизације. Циљеви имплементације ЕРМС-а требали би бити остварљиви. Предности укључују:

• централизовано структурисано складиштење информација;
• исти приступ формирању и обради докумената;
• коришћење шаблона;
• сеарцх;
• приступ ревизији.

Недостаци укључују високе почетне трошкове и тачан рад на обуци корисника.

Процеси обраде документа

У ЕДМС-у протиче електронски проток документаниз корака у којима су одређена својства додељена документу. Обрада се обавља ручно и аутоматски. У другом случају, наведени су:

• прелазни услови између фаза;
• поделу руте;
• циклуси обраде;
• покретање подпроцеса, тајмера, процедура обраде;
• подесите корисничке улоге.

Врсте третмана:

• Креирање документа.
• Уређивање
• Преименуј.
• Помери се.
• Очување.
• Индексирање.
• Деинсталирајте.

Трошкови ЕДС-а

Документ не може бити у потпуностиради без дозволе, сервера, потпуне конфигурације и обуке свих корисника. Сваки од ових елемената је скуп. Поред тога, не треба заборавити интеграцију ЕДМС-а са другим системима, ажурирање база података и софтвера, консултовање техничких услуга подршке и остали трошкови одржавања.

Имплементација СЕД-а

Имплементација пројекта може узети неколикомесеци. Процес зависи од броја документарних процеса, као и од финансијских, организационих и ресурсних могућности. Имплементација се врши према следећем алгоритму:

• стварање радне групе, дефиниција лидера;
• дефинисање циљева и циљева;
• верификација постојећих документационих процеса;
• развој техничких спецификација;
• избор ЕДС-а;
• закључивање уговора за увођење СЕД-а
• израду и одобрење радних прописа;
• провера почетног садржаја референтних књига;
• претходно испитивање СЕД-а;
• обука особља;
• испитивање имплементације ЕДС-а;
• анализа резултата испитивања;
• исправка грешака;
• потпуна имплементација СЕД-а.

Грешке у имплементацији

Посебну пажњу треба посветити тим процесимашто захтева папирни документ. Главна грешка је дуплирање папирног документа са електронском. Ово компликује рад и узрокује негативан став према аутоматизацији. Нико не плаћа дупли посао. Неопходно је изградити аутоматске процесе без дуплирања. Друга грешка је неприпремљеност особља. Најчешће, нови процеси се перципирају у непријатељству. Због тога је неопходно објаснити запосленима зашто се ЕДС уопште уводи како би свесно приступили процесу учења.

Технологије за складиштење докумената

У СЕД-у се састоји електронско управљање документимаатрибуте на основу којих се врши претраживање, класификација, групирање и израда извјештаја. Понекад се креира документ из шаблона, понекад преносом података из базе података. Атрибути се чувају у табелама. Сама датотека се налази у фасцикли за складиштење, информације из ње се налазе у директоријуму ДБМС. Приступ подацима добијају само корисници система ЕДС.

Шта је континуирано скенирање?

Следила је обрада докуменатастављање узорака у архиву се врши помоћу скенера. У процесу скенирања, могуће је аутоматски креирати бар код на документу и регистровати га у бази са следећим правцем дуж одређене руте.

ОЦР

Овај електронски систем за управљање документима СЕДпретвара електронску слику документа у фото или јпег формат у текстуални формат. У овом случају, посебан софтвер се користи у облику независне апликације или интегрисаног ЕСЦОМ БПМ-а у ЕДС-у. Шта је ЕСЦОМ.БПМ? Ово је програм за препознавање докумената откуцаних у различитим фонтовима. Важно је напоменути, међутим, да самосталне апликације имају више функција и чак препознају руком писани текст.

Бар кодирање

Ова технологија пружа комплекспроцедуре за креирање и примену графичког баркода на документу. Јединствени баркод се креира преко системског сервера. Такође обезбеђује идентификацију документа, његово брзо претраживање у бази података и дистрибуцију у областима складиштења. Када региструјете документ на етикети штампате бар код који одговара ИД-у електронске картице. Прилепен је папирној верзији документа.

ЕДС

Дигитални потпис дозвољавапроверите да ли је документ исправан и да су подаци непроменљиви. Потписивање се врши помоћу криптографског провајдера и софтверског кључа - сертификата. Ово је датотека у посебном формату који се регенерише у центру за лиценцирање. Да бисте осигурали интегритет информација, требало би да сачувате сертификат на паметној картици или И-Токен кључу. Они су заштићени ПИН кодом. Ако се ПИН унесе погрешно неколико пута, сертификат се аутоматски блокира.

Тражење пуног текста и атрибута

Претрага атрибута се врши посебнимФормирајте неколико вредности из поља за картице. На пример, критеријум "Цоунтерпарти" омогућава претраживање података у пољу "Прималац" или "Пошаљи". Истовремено, систем упоређује уписане критеријуме са подацима у картицама и бележи картице за које су прошле утакмице. Претраживање се врши узимајући у обзир тачну или делимичну случајност.

Тражење целог текста врши се премасам документ, укључујући образце ријечи преко уграђених ДБМС-а, као што су МС СКЛ СЕРВЕР, ОРАЦЛЕ. За потпуну претрагу, датотеке морају бити унесене у базу података у формату документа (доц), табеле (клс), презентација, порука.